Автоматизация стоматологии: 4 типичные ошибки, обзоры программ и все, что вы хотели спросить

Владельцам стоматологий не надо объяснять, что клиника, это не просто медицинские услуги. Это полноценный бизнес, в котором много процессов которые надо автоматизировать и контролировать.

Навигация

1. Зачем нужна автоматизация в стоматологии?
2. 4 типичные ошибки, которые вы можете совершить
3. Каким сотрудникам и как помогает система CRM
4. Обзор 3-ех программ для автоматизации
5. Заключение

Конечно, в каждой из этих отраслей есть свои особенности и специфика. Но в стоматологии, как и в других бизнесах, есть основные процессы – лечение зубов. И процессы, призванные обслуживать бизнес – ведение амбулаторных карт, базы клиентов и истории обращений, бонусные системы, расчёт стоимости лечения и так далее.

Таких “второстепенных” процессов десятки. И если каждый из них вести “на коленке”, то на основную работу не останется времени. Потому, чтобы не погрязнуть в рутине, на рынке существуют компании, предлагающие услуги по автоматизации работы клиник, учитывающие специфику стоматологических услуг.

Зачем нужна автоматизация в стоматологии?

Как уже упомянуто выше, автоматизация стоматологии в первую очередь позволит освободить время для основной деятельности – оказания услуг по лечению зубов.

Но помимо этого с помощью CRM можно:

• Вести базу клиентов. Это необходимо не только для того, чтобы знать их контакты и периодически делать рассылки с напоминанием о клинике и текущих акциях. Такая база позволяет отслеживать историю обращений и конверсию из лидов в заказы.
• Хранить данные амбулаторных карт. Врачам не нужно будет каждый раз заказывать карты в регистратуре, чтобы посмотреть, с какими проблемами клиент уже обращался в клинику и какое лечение было назначено ранее. Всё это можно видеть в CRM-системе.
• Рассчитывать стоимость услуг. Когда лечение состоит из нескольких этапов и каждый из них может иметь свои подвиды в зависимости от сложности, быстрее и точнее рассчитывать итоговую стоимость услуг через программу, а не на листочке. Это и облегчает работу врачу, и повышает уровень клиентского сервиса, и снижает риск возникновения ошибок из-за человеческого фактора.
• Следить за складским запасом. Да, казалось бы, что тут такого? Можно же и просто вести журнал с приходом-расходом материалов, необходимых для работы стоматологии. Но что, если у вас идёт перерасход или нецелевое использование медикаментов и зуботехнических изделий? Что, если в нужный момент на складе не обнаружится материалов, необходимых, например, для протезирования или пломбирования зубных каналов? Да, в конце концов, материалы – это большая расходная статья любого бизнеса, которую необходимо не только держать под контролем, но и оптимизировать. Ведь это напрямую влияет на прибыльность бизнеса.
• Управлять бонусной системой. Редкая стоматология сейчас обходится без программ лояльности. Они позволяют не только удерживать клиента, но и продавать ему дополнительные услуги.
• Формировать и печатать заказ-наряды. Делая это через программу, заказ-наряд прикрепляется к конкретному пациенту и в любой момент можно посмотреть, для каких процедур были заказаны материалы. Более того, проанализировав данные по нескольким заказам, становится ясно, чего и сколько нужно для каждой услуги, что также дополнительно ограждает от нецелевого использования материалов.

И этим перечнем функциональный список возможностей современных CRM-систем для стоматологий не ограничивается. Более того, по желанию заказчика она может дорабатываться. А если интегрировать её с системами аналитики, то вы будете знать:

• Стоимость привлечения каждого клиента;
• ROI маркетинга;
• Ценность каждого клиента, то есть, сколько он вам принёс за время сотрудничества с клиникой.

И много чего ещё.

Всё вместе это не только позволяет оптимизировать и ускорить административные процессы в клинике, но и даёт собственнику бизнеса и руководителям отделом большой массив данных, позволяющих принимать управленческие решения, направленные на развитие бизнеса. А от этого, как известно, напрямую зависит и благополучие каждого сотрудника стоматологии.

4 типичные ошибки, которые вы можете совершить

Есть ряд распространенных ошибок, которые совершают когда хотят начать автоматизацию. Они могут показаться банальными, но от этого не менее опасными.

Ошибка 1 – Воспринимать автоматизацию как конечную цель и способ решить все проблемы.

Мы сами можем долго перечислять сколько выгод может принести стоматологии автоматизация процессов, но не нужно забывать, что в конечном итоге – это лишь инструмент, который сильно упростит вашу работу, но не станет волшебной таблеткой.

Ошибка 2 – Считать, что покупка и установка программы это и есть автоматизация.

Когда вы уже выбрали, приобрели и внедрили новую программу – это не конец, а начало автоматизации. Ваш персонал должен обучиться и начать пользоваться всеми инструментами за которые вы платите, если вы их не убедите в этом и не обучите это делать, то ничего не измениться.

Ошибка 3 – Выбирать программу только исходя из стоимости.

На первый взгляд недорогое решение может показаться выгодным, но это обманчиво. Перед тем как выбрать, посчитайте какие дополнительные опции могут вам понадобиться? они платные? а во сколько обойдется внедрение? Иначе есть риск, что в итоге вы потратите еще больше.

Ошибка 4 – Считать, программы “в коробке” выгоднее, чем облачные решения.

Понятно, что у каждого типа программы есть свои плюсы. Решения “в коробке” которые хранятся локально только у вас и покупаются один раз – действительно неплохие, но у облачных решений с ежемесячной оплатой тоже есть плюс – их разработчики вынуждены постоянно обновлять и дорабатывать свой продукт, чтобы вы продолжали платить. В то время как продавец коробочной программы может перестать поддерживать программу и тогда придется искать тех, кто сможет сделать необходимые вам доработки.

Ошибка 5 – Полагаться при выборе только на рекомендации веб-студии или интегратора

Часто агентства и интеграторы могут порекомендовать определенное решение, только из-за того что они получают высокую партнерскую комиссию от его продажи. Это еще не означает, что это решение будет плохим, но все же лучше самостоятельно изучить доступные программы и сравнить их.

Каким сотрудникам и как помогает система CRM в стоматологической клинике?

Ведение клиентской базы

С помощью систем автоматизации стоматологии операторам и сотрудникам, отвечающим за приём и обработку обращений клиентов, становится проще записывать пациентов на приём, так как они в едином окне получают информацию и о графике врачей, и о свободных окнах. А если в клинике настроена функция онлайн-записи, то операторам не приходится добавлять их вручную в систему – клиенты сами записываются на приём онлайн и данные о записи сразу попадают в CRM и график врача.

Маркетологи, имея доступ к данным, могут следить за тем, какие услуги наиболее востребованы в стоматологии, а какие требуют рекламной поддержки. В случае с интеграцией с системами аналитики сайта, они могут отслеживать и эффективность каждого источника трафика, отключая те из них, что не приводят клиентов. Тем самым, отдел маркетинга может более эффективно расходовать бюджет.

Складской учёт

Конечно, в первую очередь этот раздел CRM необходим сотрудникам, отвечающим за заказ, хранение и выдачу расходных материалов.

Также к нему обращаются финансовый директор и бухгалтер для составления данных о финансовых расходах на материалы, а также для анализа, выявления перерасхода и планирования бюджета на будущие периоды.

Управление финансами

Доступ к этому разделу лучше всего предоставить не только специалистам финансового отдела клиники и собственнику бизнеса, но и маркетологу, так как с его помощью он может оценить реальную эффективность работы всех рекламных каналов, ведь бывает так, что канал приводит лиды, которые не конвертируются в клиентов, а значит это выброшенные на ветер деньги. Чтобы такого не допускать, маркетологу необходимо иметь доступ к доходам стоматологии с каждого клиента.

Амбулаторные карты клиентов и планы лечения

Конечно, к этим разделам должен иметь доступ медицинский персонал. Так врач всегда может посмотреть историю болезни и проведённые процедуры пациента. А медсестра, работающая в паре со стоматологом или ортодонтом, может оперативно вносить данные в карту под диктовку врача. Такой подход и увеличивает скорость и точность обслуживания пациента, и не отвлекает врача от прямых обязанностей. Плюс можно подменить сотрудника, если лечащий специалист заболел или ушёл в отпуск, а клиенту срочно нужно оказать помощь.

Обзоры 3-ех программы для автоматизации

На российском рынке представлено множество CRM-систем, заточенных под стоматологии. И для обзора всех доступных вариантов не хватит одной статьи, удобнее посмотреть нашу таблицу рейтинга CRM для стоматологий и уже оттуда перейти по ссылка на оборы. А в рамках этого материала мы рассмотрим только программы. Это:

• DentlaPRO
• MEDODS
• ArchiMed+

DentlaPRO

Программа появилась на рынке в 2014 году.
Доступна в формате Облака (урезанная версия. подходит для небольших клиник) и в Коробке (устанавливается на сервер компании и предоставляет доступ к полному функционалу программы).

Тарифы:

• 1-2 кресла: 7 990 руб./мес.
• 3-4 кресла: 15 990 руб./мес.
• От 5 кресел: 24 990 руб./мес.

Доступен тестовый период.

ВАЖНО: при покупке коробочного решения необходимо будет заплатить внедрение системы на каждом филиале 480 000 руб.

Плюсы

• Программа формирует для пациента несколько наглядных вариантов лечения на выбор.
• На одном зубе можно отметить до 7 диагнозов и получить до 15 методов лечения одновременно.
• Можно настроить автоматическое подключение смежных специалистов.
• Есть модуль, страхующий от ошибок.
• В медкарте доступно тегирование.
• Есть функция голосового заполнения карты.
• Возможность доступа к картам онлайн из любой точки мира.

Минусы

• Отсутствие возможности интеграций с системами онлайн-аналитики (за исключением систем IP-телефонии).
• Необходимость обучаться перед тем, как начать работать с программой.

MEDODS

Программа работает с 2009 года.

Доступна в формате Облака и Коробочного решения без ограничения функционала.

Тарифы:

• Облачная версия: 3900 руб./мес.
• Локальная версия: 49 000 руб. Платёж единоразовый.

Есть тестовый доступ к системе.

Плюсы

• Простая в эксплуатации.
• Не требует отдельного обучения для работы.
• Есть интеграции с разными сервисами телефонии.
• Можно настроить интеграции с лабораториями (Инвитро, Хеликс и КДЛ) и агрегаторами (ПроДокторов, DocDoc, НаПоправку).

Минусы

• Отсутствие возможности интеграций с системами онлайн-аналитики (за исключением систем IP-телефонии).
• Нет модуля расчёта стоимости лечения.
• Некоторые пользователи считают, что система учёта финансов допускает ошибки.
• Служба техподдержки работает не идеально.

В целом же система MEDODS проще, чем DentlaPRO, но и рассчитана она на использование в небольших клиниках, потому основной акцент делает на соотношении цена/качество.

ArchiMed+

CRM-система запущена в 2015 году.

Облачная версия отсутствует. Возможна только установка на сервер компании.

Тарифы:

От 3000 руб./мес.

Компания не предоставляет готовых тарифов. Стоимость рассчитывается индивидуально в зависимости от необходимого набора функций и количества рабочих мест.

Плюсы

• Присутствует весь основной функционал.
• Обучение работы с программой занимает не более 2 дней и происходит без отрыва от рабочего процесса.
• Есть модуль подсчёта зарплат.
• Данные по пациентам видны вне зависимости от того, в каком филиале клиники он обслуживался.
• Можно подключить модуль работы с агентами для расчёта их бонусов за приведённых клиентов.
• Встроены отчёты по Маркетингу, с помощью которых можно посмотреть эффективность рекламных каналов, узкие места конверсии, рассчитать ROI.

Минусы

• Нет модуля расчёта стоимости лечения.
• Сложно подсчитать потенциальные затраты на внедрение системы без обращения в компанию.
• Интеграция CRM займёт минимум 2 недели.
• Устаревший интерфейс.

Общее мнение о представленных CRM-системах

Как видно, система DentlaPRO самая продвинутая и полная, но, в то же время, и самая дорогая. Она идеально подойдёт для крупных клиник и широких сетей.

Программа MEDODS больше ориентирована на небольшие клиники. Она гораздо более доступна по цене, но имеет более скромный функционал.

CRM от ArchiMed+ устаревший интерфейс и исключительно индивидуальный подход к интеграции могут оттолкнуть некоторых пользователей.

Заключение

Стоматология – это полноценный бизнес, в котором существует множество процессов от административно-хозяйственной части до маркетинга. И чем более автоматизированы, тем больше времени остаётся у собственника на развитие дела, а у врачей на работу с пациентами. Всё вместе это положительно влияет и на прибыль, и на лояльность, и на рекламу через “сарафанное радио”. Потому для роста любой даже небольшой стоматологической клинике необходима CRM-система.

Но у собственника бизнеса не всегда есть время на то, чтобы разобраться во всех тонкостях выбора и внедрения CRM. Потому во избежание ошибок мы бы рекомендовали вам нанять консультанта, который пропишет все процессы в вашей фирме и на основе полученных данных подберёт для вас оптимальное решение по программе автоматизации.

Если же у вас прописаны все процессы, то смело отправляйте заявки на просчёт интеграции к нам и оценивайте поступающие предложения. А со списком доступных программ по автоматизации стоматологии можно ознакомиться по ссылке.